La comunicazione interna è indispensabile per garantire engagement tra i dipendenti e costruire la cultura aziendale. Oggi, nell'epoca dello smart working, questi elementi acquistano un'importanza ancora maggiore
La comunicazione interna aziendale è uno strumento da sempre considerato alla base della costruzione della cultura aziendale e per l'engagement dei collaboratori.
Oggi, con la diffusione sempre maggiore dello smart working, poter contare sulla coesione e la collaborazione tra i dipendenti, e il loro senso di appartenenza all'organizzazione acquisisce un valore ancora maggiore.
La lontananza fisica tra le persone può influire negativamente sul loro rendimento, e la comunicazione può rappresentare l'elemento di vicinanza perduto.
Avviare un flusso di comunicazione interna continuo, chiaro, strategico e ben strutturato evita che vi siano incomprensioni nella trasmissione dei messaggi e fa percepire il management più vicino ai lavoratori. Ci si sente tutti parte di un progetto più grande e generale.
Oggi molte di queste attività viaggiano sui canali digitali, ma è bene non dimenticare mai la comunicazione in presenza e il valore delle relazioni interpersonali.
Quali sono le forme di comunicazione interna
In primo luogo, dobbiamo distinguere i flussi di comunicazione in base alla direzione del messaggio: dall'alto verso il basso, detti top-down, dal basso verso l'alto, detti bottom-up, oppure orizzontalmente, denominati peer-to-peer.
Il primo tipo parte dalla leadership e si rivolge ai dipendenti, ed è indispensabile per far conoscere i pensieri e le decisioni dei vertici. Serve ad informare il personale sulle decisioni, i cambiamenti e le opportunità che si presentano all'interno dell'azienda.
La seconda tipologia, invece, parte dai dipendenti nei confronti del management. In questo periodo storico di cambiamento, è molto utile per conoscere il pensiero delle persone che formano un'organizzazione e comprenderne i bisogni.
Infine, l'ultimo paradigma, quello della comunicazione tra colleghi, è uno scambio alla pari. Si tratta di un modo per condividere opinioni e informazioni in modo informale.
Gli strumenti della comunicazione aziendale interna
Gli strumenti a disposizione di chi si occupa di comunicazione interna sono diversi, e cambiano in base agli interlocutori e alla finalità del messaggio.
Possiamo distinguere tra strumenti digitali e cartacei, e occasioni di comunicazione in presenza.
Tra quelli digitali e cartacei i più utilizzati sono:
Newsletter ai dipendenti: sono comunicazioni periodiche (solitamente con cadenza mensile), che hanno l'obiettivo di informare sulle ultime notizie e i fatti più rilevanti che riguardano l'azienda. Sono molto utili per le aziende medio-grandi, in cui risulta complesso restare sempre aggiornati su tutto.
House organ: si tratta di una pubblicazione periodica (mensile, o anche bimestrale o oltre) che riporta notizie, fatti, eventi e successi dell'azienda, ma anche notizie di interesse generale. Una sorta di "giornalino" pensato per i dipendenti ed i collaboratori. Può essere digitale o anche cartaceo.
Intranet: si tratta di un sito web accessibile solo ai dipendenti ed ai collaboratori di una determinata azienda. Facilita i processi organizzativi, aumenta le occasioni di collaborare, ed è utile per diffondere la cultura aziendale.
Community online: si tratta di una sorta di social network aziendale, accessibile solo ai dipendenti ed ed ai collaboratori di una determinata azienda. Aiuta a conoscersi informalmente e supporta il processo di team building.
Gli strumenti di comunicazione in presenza sono:
Meeting: servono a comunicare messaggi significativi o questioni delicate, ma anche l'andamento del business e le prospettive future. Utili soprattutto per avvicinare i vertici ai dipendenti.
Eventi di team building: solitamente coincidono con gli eventi aziendali, e si tengono uno o due volte l'anno. Si tratta di attività ludico-formative molto informali, che servono a facilitare la formazione del gruppo e a favorire una conoscenza più profonda.
Gli errori della comunicazione interna e le cose a cui fare attenzione
Quando si mettono in campo azioni di comunicazione interna aziendale, è bene tenere presente il tipo di interlocutore. Questo vuol dire che i messaggi che verranno veicolati saranno diversi rispetto a quelli indirizzati ai clienti/utenti, agli stakeholders o ai finanziatori.
Ed è proprio questo il principale errore da evitare.
Un'altra cosa a cui dobbiamo fare attenzione è, oltre alla necessità di essere chiari, anche la scelta delle parole. Il linguaggio deve sempre rispettare la cultura aziendale, essere inclusivo e rispettoso verso tutti.
È importante anche argomentare ciò che si dice, portando dati o fatti a sostegno. In questo modo, i dipendenti si sentiranno maggiormente coinvolti.
Infine, uno sbaglio che spesso si commette è quello di non prevedere la possibilità di inviare dei feedback. Affinché sia davvero efficace e contribuisca a creare e diffondere la cultura aziendale, la comunicazione interna deve essere bidirezionale.
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